Cách Gửi Email Tin Nhắn Từ iPhone: 4 Phương Pháp Hoạt Động

Ứng dụng Tin nhắn của Apple không có nút "Xuất", vì vậy khi bạn cần gửi email một cuộc trò chuyện, thường phải chọn giữa vài quy trình làm việc không hoàn hảo. Một số tùy chọn được tích hợp sẵn trong iOS. Một số khác yêu cầu công cụ bên thứ ba. Phương pháp tốt nhất phụ thuộc vào số lượng tin nhắn bạn cần gửi và liệu bạn chỉ cần chia sẻ chúng hay tạo ra một hồ sơ gọn gàng hơn.

Dưới đây là bốn phương pháp thực sự hoạt động, bắt đầu từ nhanh nhất và kết thúc bằng đầy đủ nhất.

Phương pháp 1: Chuyển tiếp tin nhắn trực tiếp đến địa chỉ email

Đây là tùy chọn nhanh nhất để gửi một hoặc vài tin nhắn. iOS cho phép bạn chuyển tiếp bong bóng tin nhắn đến một liên lạc, và điều đó bao gồm cả địa chỉ email, không chỉ số điện thoại.

1. Mở ứng dụng Tin nhắn và tìm cuộc trò chuyện.
2. Chạm và giữ bong bóng tin nhắn bạn muốn gửi.
3. Khi menu xuất hiện, nhấn Thêm...
4. Đánh dấu vòng tròn bên cạnh các tin nhắn bổ sung bạn muốn đưa vào.
5. Ở góc dưới bên phải, nhấn mũi tên Chuyển tiếp.
6. Trong trường "Đến:", nhập địa chỉ email thay vì số điện thoại.
7. Nhấn Gửi.

Người nhận nhận được email văn bản thuần với nội dung tin nhắn. Cách này hoạt động, nhưng dấu thời gian được gập vào phần thân tin nhắn và kết quả trông không đặc biệt gọn gàng. Nếu bạn cần thứ gì đó được đánh bóng hoặc chuyên nghiệp, thường thì chưa đủ. Phương pháp này cũng chỉ bao gồm iMessage và SMS. Nó không hỗ trợ WhatsApp, Instagram DM, hay Signal.

Nếu bạn cần tin nhắn đến mới được chuyển tiếp tự động, ForwardSMS có thể định tuyến chúng đến địa chỉ email khi chúng đến. Điều đó hữu ích để theo dõi tin nhắn khi bạn không ở bên điện thoại hoặc tự động chia sẻ chúng với đồng nghiệp hay thành viên gia đình.

Phương pháp 2: Chụp ảnh màn hình cuộc trò chuyện và gửi email các hình ảnh

Để có bằng chứng hình ảnh nhanh chóng, ảnh chụp màn hình là tùy chọn đơn giản nhất không cần cài đặt.

1. Mở cuộc trò chuyện trong bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào.
2. Nhấn đồng thời Nút bên + Tăng âm lượng để chụp ảnh màn hình.
3. Mở ảnh chụp màn hình trong Ảnh, nhấn biểu tượng Chia sẻ và chọn Thư.
4. Đặt địa chỉ email và gửi.

Với các luồng dài hơn, bạn có thể chụp nhiều ảnh màn hình và đính kèm tất cả vào một email. Nhược điểm rõ ràng: văn bản không thể tìm kiếm được, luồng lộn xộn đối với các cuộc trò chuyện dài, và ảnh chụp màn hình dễ bị đặt câu hỏi nếu bạn cần chúng cho mục đích chính thức.

Phương pháp 3: In thành PDF trên Mac, sau đó gửi email PDF

Nếu iMessage của bạn được đồng bộ hóa với Mac qua iCloud, bạn có thể biến toàn bộ cuộc trò chuyện thành PDF đúng nghĩa mà không cần phần mềm bổ sung.

1. Mở Tin nhắn trên Mac.
2. Chọn cuộc trò chuyện trong thanh bên.
3. Nhấp vào Tệp > In trong thanh menu.
4. Trong hộp thoại in, nhấp vào menu thả xuống ở góc dưới bên trái và chọn Lưu dưới dạng PDF.
5. Lưu tệp, sau đó đính kèm vào email trong Thư hoặc ứng dụng email khác.

Cách này tạo ra PDF gọn gàng hơn, có thể cuộn được với tên người gửi và dấu thời gian. Hạn chế rõ ràng: bạn cần Mac có Tin nhắn được đồng bộ hóa, và nó chỉ hoạt động với iMessage và SMS, không phải ứng dụng nhắn tin bên thứ ba.

Phương pháp 4: Xuất PDF đúng nghĩa bằng ứng dụng chuyên dụng

Khi bạn cần hồ sơ đầy đủ, có thể đọc được — đặc biệt cho tài liệu pháp lý, nơi làm việc hoặc khách hàng — công cụ xuất chuyên dụng là lựa chọn tốt hơn. Các phương pháp thủ công thường mất định dạng và trở nên lộn xộn khi luồng dài.

TextPort được xây dựng đặc biệt cho việc này. Bạn quay màn hình hoặc chụp ảnh màn hình cuộc trò chuyện trong khi cuộn qua nó, và TextPort tái cấu trúc luồng đầy đủ với tên người gửi, dấu thời gian và thứ tự tin nhắn còn nguyên vẹn. Nó có thể xuất PDF được định dạng, CSV hoặc tệp văn bản thuần. Vì nó hoạt động từ những gì hiển thị trên màn hình của bạn, nó hỗ trợ nhiều hơn chỉ iMessage và SMS, bao gồm WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger, Signal, Telegram và nhiều hơn nữa.

Khi bản xuất đã sẵn sàng, bạn có thể gửi email PDF trực tiếp từ ứng dụng hoặc lưu vào Tệp và đính kèm từ đó. Nếu bạn cần lấy lịch sử tin nhắn lớn hiệu quả hơn, ứng dụng desktop của TextPort cho Mac và Windows hỗ trợ xuất hàng loạt mà không cần bước cuộn.

Kết quả là tài liệu chuyên nghiệp hơn nhiều — thứ gì đó bạn có thể gửi thực tế cho luật sư, nhóm nhân sự, kế toán hoặc khách hàng.

Bạn nên sử dụng phương pháp nào?

Lưu ý về gửi email tin nhắn làm bằng chứng

Nếu bạn đang gửi email tin nhắn cho mục đích pháp lý, định dạng quan trọng. Tin nhắn văn bản thuần được chuyển tiếp hoặc ảnh chụp màn hình bị cắt xén dễ bị đặt câu hỏi. Hồ sơ đáng tin cậy hơn bảo tồn dấu thời gian, tên người gửi và toàn bộ luồng cuộc trò chuyện mà không có khoảng trống.

Đó là lý do tại sao các bản xuất PDF có cấu trúc thường đứng vững tốt hơn so với chuyển tiếp gốc của iPhone. Nếu bạn đang xử lý tranh chấp quyền nuôi con, khiếu nại quấy rối, vấn đề tại nơi làm việc hoặc bất đồng kinh doanh, dành thêm vài phút cho bản xuất gọn gàng hơn có thể tránh được rắc rối thực sự sau này.

Thư viện bài viết TextPort cũng đề cập đến các tình huống liên quan, bao gồm in ấn, lưu trữ và định dạng cuộc trò chuyện cho mục đích pháp lý hoặc công việc.

Phương pháp đúng phụ thuộc vào những gì bạn đang cố làm. Để chia sẻ thông thường, chuyển tiếp hoặc ảnh chụp màn hình thường đủ. Với bất cứ thứ gì cần trông đầy đủ và chịu được sự xem xét kỹ lưỡng, bản xuất đúng nghĩa là con đường an toàn hơn.